Тема  3. Внешняя и внутренняя среда предприятия

План:

1.      Общая характеристика организации как социально-экономической системы.

2.      Внутренняя среда организации и ее элементы.

3.      Взаимосвязь факторов внешней среды организации: факторы прямого и косвенного воздействия.

1.      Общая характеристика организации как социально-экономической системы.

Организация - это объединение индивидов и групп, действующих на основе общих целей, интересов и программ разделения труда и обязанностей. Организации, в которых для достижения общих целей применяется совместный труд людей, являются социально-экономическими. Они обладают следующими свойствами:

1. Наличие общих целей, которые определяют предназначение производственной организации, производимые ее продукты и услуги, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей.

2. Процессы, протекающие внутри организации. Деятельность организации состоит из трех основных процессов:

- преобразование сырья в конечный продукт;

- получение ресурсов из внешней среды;

- передача продукта во внешнюю среду.

Процессы можно подразделить на две большие группы:

- носящие материально-вещественный характер;

- информационные процессы.

Другой подход к классификации процессов основывается на их роли в создании новых ценностей. В этом случае процессы можно поделить на три группы:

- первичные или основные: они включают все виды работ и услуг, непосредственно связанных с созданием продукта: предпроизводственная логистика, производство, послепроизводственнная логистика, послепроизводственное обслуживание.

- вторичные или обеспечивающие: их основная задача - поддержание основных процессов с точки зрения непрерывности и экономичности: снабжение, техническое развитие и управление персоналом.

- управленческие или инфраструктурные: менеджмент, управление, финансирование, бухучет, юриспруденция.

3. Внутренняя среда организации. Она формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на происходящие в ней процессы.

4. Разделение труда и функций специализации. Результат организации зависит от того, располагает ли она возможностями для достижения поставленных целей и в первую очередь от выполняемых ею функций. Функции производственной организации включают в себя маркетинг, производство, финансы, НИОКР, персонал и менеджмент.

5. Зависимость от внешней среды. Внешняя среда характеризуется как совокупность переменных находящихся за границами организации, которые не являются сферой непосредственного воздействия руководства. Внешняя среда оказывает разнообразное влияние на организацию по степени, характеру и периодичности воздействия.

6. Необходимость управления. Разделение труда в социально-экономической системе и появление совместной деятельности определяет необходимость управления и согласования, координации этой деятельности. Организация – это система координации поведения. Основными составляющими организации являются:

- люди, входящие в нее;

- цели, ради которых она создана;

- управление, которое приводит в действие потенциал организации для достижения ее целей.

Концепция менеджмента основана на предположении о том, что природа управленческой деятельности заключается в координации действий индивидов, групп и организаций. Задачей менеджмента является выявление возможностей повышения индивидуальной, групповой и организационной деятельности.

Для социально-экономических систем характерны следующие классификационные признаки: искусственные; материальные; открытые; динамические; вероятностные.

Искусственность социально-экономических систем означает, что они созданы трудом человека. Это предполагает большую степень возможного разнообразия систем и обусловливает многообразие методов воздействия на них. Материальный характер систем означает объективность их существования и определенный уровень материальных и финансовых затрат.

Большинство современных социально-экономических систем являются системами открытого типа, так как приобретение и продажа товара всегда связаны с открытостью рынка, открытостью деятельности фирмы. Социально-экономические системы – системы динамического типа: они подвержены старению, движению, делению, слиянию, развитию, прогрессу, регрессу. И наконец, все они характеризуются вероятностью структуры, функций, целей, задач, ресурсов и т.д. Исследуя организации как социально-экономические системы, следует обращать внимание на то, что в них по отчетливо просматриваемым однородным группам элементов (системам более низкого порядка) можно выделить, наряду с социальной и экономической подсистемами, несколько самостоятельных областей: техническую, технологическую, организационную и информационную. Каждая из них решает свои задачи, функционирует и развивается в соответствии со своей спецификой. Анализируя организацию в социальном плане, можно выделить в ней следующие сферы.

Производственно-хозяйственная сфера – область действия функционально-технических и организационных отношений, где работники выступают в роли непосредственных исполнителей и организаторов хозяйственной деятельности. Они встречаются на производственных собраниях и совещаниях, где решают деловые вопросы, посещают занятия в системе повышения квалификации, обсуждают проблемы улучшения условий труда, решают задачи эффективного управления экономикой. При этом возникают производственные отношения по поводу производства материальных благ, выполнения работ, оказания услуг.

В социально-экономической сфере участники производственной деятельности являются в известном смысле потребителями: получают заработную плату, пользуются услугами предприятий общественного питания, отдыхают в профилакториях и т. д. Эта сфера является областью совершенствования нормирования и оплаты труда, улучшения жилищных условий, удовлетворения потребности в детских учреждениях. Здесь возникают отношения по поводу справедливости систем морального стимулирования, а также степени компенсации за вклад работника в общий результат деятельности организации.

В межличностной сфере существуют отношения неофициальные, формирующиеся на основе личных симпатий и антипатий, общности интересов, совпадения формального и неформального авторитета членов коллектива. Например, если специалист не пользуется уважением сотрудников, то часть его функций берет на себя кто-то из членов коллектива, и уже к нему обращаются за советом, просят рассудить в спорных ситуациях. Это приводит к тому, что система межличностных отношений формируется вне рамок формальной, официальной системы, порождая конфликтность, противоречивые тенденции в коллективе, снижая управляемость им. Кризис в организации, как правило, приобретает форму кризиса личностных отношений в коллективе.

В общественно-политической сфере формируются различные отношения членов коллектива к труду, характеру и практике управления, действующим морально-трудовым и этическим нормам, а также взаимоотношения между социальными группами. Эта сфера охватывает область деятельности общественных движений. В ней труженики предстают в роли граждан, членов общественных организаций, субъектов-объектов управления.

Культурно-массовая сфера объединяет области повышения общеобразовательных знаний, эстетического развития, спорта, досуга. Работники выступают в роли обучаемых в общеобразовательных учебных заведениях, членов добровольно-спортив­ных обществ, участников кружков художественной самодеятельности, любительских секций; они организуют и участвуют в экскурсиях, культпоходах. Круг социальных механизмов, явлений и процессов, протекающих в рассмотренных сферах системы, составляет основной объект менеджмента.

Техническая подсистема (система более низкого порядка) представляет собой взаимосвязанный, взаимообусловленный комплекс, состоящий из оборудования и оргоснастки, обеспечивающий решение конкретной задачи по производству материальных благ, выполнение работ, оказание услуг. Отдельные виды техники должны быть определенным образом расположены в пространстве, сочетаться по мощности. Только такое пропорциональное сочетание отдельных технических средств из множества отдельных видов оборудования создает техническую подсистему, которая выражает производственные мощности конкретного предприятия, производящего продукция в определенном объеме и заданного качества. Она менее подвижна, чем другие подсистемы, и медленнее адаптируется к изменениям во внешней среде. Наибольшее влияние на нее оказывают достижения научно-технического прогресса. Подвижность технической подсистемы определяется как физическим износом оборудования, так и его моральным старением.

Технологическая подсистема представляет собой набор правил и норм, определяющих последовательность операций в процессе производства и управления им. Ее значение определяется необходимостью обеспечения требуемых свойств и качеств изготовляемого продукта. Она, по сравнению с технической подсистемой, более гибкая, более восприимчивая к воздействиям, быстрее адаптируемая к изменениям, которые вносит технический прогресс в производство. Организационная подсистема с помощью разработки структуры производства позволяет рационально использовать оборудование, предметы труда, информацию, заводские площади и трудовые ресурсы, создает оптимальные условия для непрерывного производства, применяя прогрессивные приемы и методы (поточное производство, предметно-замкнутые участки, прямотоки движения продукции и др.).

2.      Внутренняя среда организации и ее элементы.

Внутренняя среда организации — совокупность процессов, в результате которых организация преобразует имеющиеся ресурсы в товары, предлагаемые рынку. В составе внутренней среды можно выделить две части: ресурсную часть, операционную часть. Ресурсная часть организации — совокупность ресурсов, которыми организация располагает для осуществления своей деятельности. В состав ресурсной части входят менеджмент как ресурс, определяющий организацию процессов управления (менеджеры и их квалификация, методы и технология управления, информация, необходимая для принятия управленческих решений и т. п.), финансы как ресурс, определяющий возможности в приобретении необходимых ресурсов для своего развития, персонал как трудовой ресурс. Операционная часть организации — совокупность процессов, связанных с преобразованием исходных ресурсов в готовый товар. В состав операционной части включаются процессы, связанные с анализом состояния целевых рынков, процессы проведения научных исследований и разработки новых товаров (работ, услуг), процессы поставки производственных ресурсов, производства и сбыта продукции.

Подобная структура внутренней среды позволяет выделить состав объектов управления, но не дает ответа на вопрос о технологии управления. Для этого может быть использовано иное определение внутренней среды. Внутренняя среда — это ситуационные факторы внутри организации, на которые оказывают воздействие управленческие решения. Выделяют следующие элементы внутренней среды: производство, персонал, организация управления, маркетинг, финансы и учет.

Производство: объем, структура, темпы производства; номенклатура продукции предприятия; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования, система контроля запасов; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности, техническая эффективность мощностей; местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства; контроль качества, издержки и качество териологии; патенты, торговые марки и т. п.

Персонал: структура, потенциал, квалификация; количественный составЛработников; производительность труда; текучесть кадров; стоимость рабочей силы; интересы и потребности работников.

Организация управления: организационная структура; система управления; уровень менеджмента; квалификация; способности и интересы высшего руководства; фирменная культура; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций.

Маркетинг: товары, произведенные фирмой; доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта; маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы; нововведения; имидж, репутация и качество товаров; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование.

Финансы и учет: финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.

Для успешного развития организация должна постоянно выявлять имеющиеся и потенциальные возможности в отношении наиболее эффективного использования своих ресурсов (интеллектуальных, информационных, трудовых, материальных, финансовых и др.). Именно эти ресурсы составляют рыночный потенциал организации. Они всегда ограничены, неравномерно развиты как в количественном, так и в качественном отношении. Развитость одного вида ресурса может представлять силу по отношению к открывшемуся из окружающей среды шансу (высокий научно-технический потенциал на рынке наукоемкой продукции), и, наоборот, нехватка какого-либо из ресурсов может нести в себе угрозу существованию организации (отсутствие надежных поставок материальных ресурсов ведет к перебоям в производстве и срыву сроков исполнения заказов, потере потенциальных заказчиков и рыночных позиций).

Главная задача организации состоит в реализации открывающихся во внешней среде благоприятных возможностей (шансов), путем выделения своих сильных сторон, и ограничении внешних угроз существованию и развитию организации, путем нейтрализации слабых сторон. Ее эффективное решение и определяет содержание менеджмента организации.

Анализ внутренней среды организации имеет следующие значение для организации:

— информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей;

— анализ внутренней среды позволяет уяснить цели и задачи организации;

— указывает на то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

3.      Взаимосвязь факторов внешней среды организации: факторы прямого и косвенного воздействия.

Организацию можно рассматривать как совокупность ее параметров, которые меняются под воздействием управленческих решений и внешней (окружающей) среды. Внешняя среда — совокупность факторов (условий и организаций), оказывающих воздействие на деятельность фирмы. Внешняя среда разделяется на факторы косвенного (макросреда) и прямого (микросреда) воздействия.

Макросреда — факторы косвенного воздействия оказывают влияние в целом на все организации, действующие в той или иной отрасли. К ним относят факторы, характеризующие развитие национальной экономики в целом:

экономическая среда — факторы, определяющие развитие экономических процессов в национальной экономике (темпы роста ВВП, внешние долги и т. п.), влияние бюджетной и налоговой политики государства на платежеспособность населения, инвестиционную привлекательность национальной экономики, устойчивость национальной валюты, темп инфляции, нормы налогообложения и и др.;

политическая среда — факторы, определяющие развитие политических процессов, стабильность законодательных норм в национальной экономике, политическая идеология, определяющая политику правительства, степень общественного недовольства правительством и т. п.;

технологическая среда (способы преобразования ресурсов в результат) — факторы, определяющие тенденции развития научно-технического прогресса и связанного с ним изменения технологического базиса производства;

социальная среда — факторы, определяющие демографическую структуру населения и тенденции развития, нормы, обычаи и ценности населения, отношение людей к работе и качеству жизни, темпы роста населения и др. Социальная среда во многом определяет состояние рынка труда и численность трудоспособного населения. Изменения социальной среды могут оказывать воздействие на определенные; рынки товаров или услуг.

Для того чтобы эффективно изучать внешнюю среду, должна быть создана специальная структура в организации. Наиболее часто применяются следующие способы наблюдения: анализ материалов, опубликованных в специальных источниках; участие в профессиональных конференциях; анализ опыта деятельности организации; проведение внутрифирменных дискуссий.

Микросреда — факторы, оказывающие влияние на деятельность конкретной организации и определяющие ее конкурентоспособность в сравнении с другими организациями, действующими в той или иной отрасли. К ним относятся:

поставщики ресурсов — хозяйствующие субъекты (юридические или физические лица), располагающие ресурсами, необходимыми организации для ее эффективной деятельности;

потребители продукции (работ, услуг) — хозяйствующие субъекты (юридические или физические лица), испытывающие спрос на продукцию (работы, услуги), предлагаемые конкретной организацией;

конкуренты — хозяйствующие субъекты (юридические или физические лица), соперничающие на конкретном рынке и производящие продукцию (работы, услуги), которые способны удовлетворить аналогичные потребности потенциальных покупателей;

посредники — хозяйствующие субъекты (юридические или физические лица), способствующие в продвижении, распространении и сбыте товаров организации. Посредники обеспечивают:

1) физическое перемещение товаров от мест их производства к пунктам продажи или потребления, их накопление и предпродажную подготовку;

2) кредитную поддержку сделок и страхование рисков порчи или пропажи товаров;

3) собственно продажу;

4) помощь в поиске покупателей, рекламе, стимулировании сбыта и послепродажном сервисе.

Контактные аудитории — это системы и социальные группы, которые проявляют реальный или потенциальный интерес к деятельности фирмы и могут оказать существенное влияние на ее результаты. К ним относятся:

— государственные органы: налоговые, статистики, лицензирования, санитарного, экологического и других видов надзора;

— местные органы власти;

— общественность: профсоюзы, союзы потребителей, экологические и другие общества;

— аудиторские и консалтинговые фирмы;

— независимые средства массовой информации: пресса, радио, телевидение.

Основные характеристики внешней среды — это взаимосвязанность факторов, сложность внешней среды, подвижность среды, неопределенность внешней среды. Взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обусловливать изменение других. Сложность внешней среды — число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Подвижность среды — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения. Неопределенность внешней среды — соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения. В условиях высокой неопределенности внешней среды организация может использовать два подхода.

1. Адаптация к условиям среды предусматривает создание такой структуры организации, которая способна реагировать на изменения во внешней среде, в которой имеется постоянный мониторинг изменений внешней среды. Любые изменения внешней среды требуют повышения гибкости структуры организации, способности к быстрому и экономичному перераспределению функций и задач, решаемых тем или иным подразделением организации или отдельными ее сотрудниками.

2. Влияние на внешнюю среду предусматривает реализацию мер по целенаправленному воздействию на факторы внешней среды. В качестве таких мер могут использоваться:

— стратегия конкуренции как фактор борьбы на рынке;

— реклама как метод управления спросом;

— связи с общественностью как метод повышения имиджа организации в обществе;

— политическая деятельность как стремление влияния на государство посредством участия в различных общественных организациях и ассоциациях, которые лоббируют интересы своих членов в органах государственного управления.

Организация в рыночном хозяйстве находится в постоянном взаимодействии с внешней средой, которая является источником, с одной стороны, шансов получения прибыли и устойчивого развития, расширения рынков, с другой — опасностей и угроз утери завоеванных рыночных позиций, падения спроса на продукцию (услуги), морального старения технологии, нововведений конкурентов и т. п.